Thành thục kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vừa đơn giản lại vừa
khó khăn. Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào một số nhóm hoạt động rất hiệu quả
trong khi những nhóm khác đã phải đối mặt với rất nhiều vấn đề?
Những lời khuyên dưới đây mô tả những đặc điểm cần có trong
một nhóm làm việc hiệu quả. Làm việc nhóm thành công là nền tảng tạo ra một
nhóm hoạt động tốt.
 |
| Làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp công việc đạt được kết quả cao hơn |
1.Có mục tiêu chung
Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác
nhau, dẫn đến những tình huống xung đột. Để đạt được mục tiêu chung, cần có trọng
tâm rõ ràng. Vì vậy, điều quan trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả
tổ chức thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân và cùng nhau làm việc để
cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Cả nhóm cần hiểu rõ mục tiêu và cam kết phấn đấu vì mục tiêu
đó. Có định hướng và thống nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan
trọng để làm việc nhóm một cách hiệu quả. Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về
công việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ
hơn.
2.Giao tiếp hiệu quả
Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một
cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai
chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy
sinh một cách nhanh chóng nhất.
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự
do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi
người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi
để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.
3.Lãnh đạo vững mạnh
Tốc độ của người lãnh đạo là tốc độ của cả nhóm. Một người
trưởng nhóm làm việc có hiệu quả là người có thể làm tấm gương gương mẫu cho cả
nhóm. Một trưởng nhóm giỏi là người có thể đặt tầm quan trọng của mục tiêu nhóm
trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra định hướng, đảm bảo các thành viên trong
nhóm giữ vững sự tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó.
Người lãnh đạo tham gia vào việc lãnh đạo trong các cuộc họp,
phân công nhiệm vụ, ghi nhận những quyết định và cam kết, đánh giá tiến độ, đảm
bảo trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và đưa ra định hướng cho toàn
nhóm.
4.Phân công hiệu quả
Phân công trách nhiệm cũng quan trọng như đảm bảo hoàn thành
mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên
trong nhóm.
5.Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm
Đây là một trong những điều tiên quyết giúp quá trình làm việc
nhóm trở nên công bằng và thuận lợi. Cố gắng tránh tình trạng chồng chéo thẩm
quyền. Ví dụ nếu như có nguy cơ là hai thành viên trong nhóm sẽ phải cạnh tranh
để kiểm soát trong một khoảng công việc nhất định, hãy cố gắng phân chia khu vực
đó thành hai phần riêng biệt và phân công quyền kiểm soát từng khu vực cho từng
thành viên dựa trên điểm mạnh và khuynh hướng cá nhân của từng người.
6.Quản lý xung đột
Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải
giải quyết xung đột trong nhóm. Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết
xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên
để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.
Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá
và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ
những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó,
các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.
7.Sự tin tưởng
Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc
theo nhóm, sự tin tưởng là yếu tố rất quan trọng. Không nên tiết lộ những bí mật
cá nhân, chi tiết dự án mới hoặc bất kỳ ý tưởng phát kiến mới trừ khi đó là vì
lợi ích của tổ chức.
Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái
chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành
động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của
nhau.
8.Tôn trọng
Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và
tôn trọng những thành viên khác. Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của
nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất.
9.Đề cao vai trò cá nhân
Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt
với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay
thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.
10.Gắn kết
Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm
việc dựa trên nền tảng chung. Cả tổ chức cần có những sáng kiến và tổ chức các
buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để
tăng cường kết nối trong nhóm.
Tại sao các công ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự
án, phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng đưa ra những
quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án càng cao hơn.
11.Tránh tiêu cực
Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia
vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh.
Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác
nhau. Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người
khác.
12.Gương mẫu
Mỗi thành viên trong nhóm, thông qua công việc của mình, nên
cho thấy những chỉ dẫn hoặc ví dụ để người khác làm theo. Có thể thực hiện điều
đó bằng cách đạt được mục tiêu, đề xuất ý tưởng mới về các chính sách hoặc thủ
tục khi tham gia các hoạt động ở cấp độ tổ chức.
13.Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm
Kiểm tra là một trong những mắt xích quan trọng để đảm bảo
tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Cả nhóm cần thảo luận công khai về những
chỉ tiêu trong nhóm và những vấn đề gây cản trở tốc độ phát triển hoặc thảo luận
về tác động đến những nỗ lực, khả năng và chiến lược của nhóm.
>> Nguồn: careerlink
0 nhận xét:
Đăng nhận xét